④就業規則・社内ルール

●はじめに

　「就業規則はあるけれど、細かいところは曖昧なまま…」

　中小企業ではよくあることですが、この“曖昧さ”こそが、労働審判や裁判などの労働紛争で企業を疲弊させる大きな原因になります。

　私はこれまで、多くの労務相談や就業規則の見直しに携わってきましたが、紛争が長期化する会社ほど、就業規則の不備や曖昧な規定が「争点を増やす装置」になっているという共通点があります。

　もちろん、就業規則を整備していても紛争を完全に防げるわけではありません。しかし、ルールを明確にしておくことで不要な争点を減らし、企業の説明負担を大きく軽減できるケースは少なくありません。

　今回は、企業が労働審判や裁判で苦労しやすい「就業規則の穴」をランキング形式でご紹介します。

 

第5位　懲戒の種類と適用基準が曖昧

　懲戒処分は、労働紛争で最も争われやすいテーマの一つです。

　しかし、多くの就業規則では、

　・「重大な違反があった場合は懲戒する」

　・「会社の信用を損なう行為をした場合」

　といった抽象的な規定にとどまっています。

　これでは、どのような行為が戒告・減給・出勤停止・懲戒解雇などの処分に該当するのかが分かりません。

　また、弁明の機会など処分に至る手続が十分に整理されていないケースも見受けられます。

　紛争では、「処分が重すぎるのではないか」「規定が不明確ではないか」といった点が争点となり、会社は処分の合理性を一つひとつ説明しなければならなくなります。

 

第4位　服務規律が「禁止事項の羅列」で終わっている

　服務規律は就業規則の基本ですが、単に禁止事項を並べるだけでは十分とはいえません。

　労働紛争では、

「会社として何を禁止していたのか」「従業員は、そのルールを認識できたのか」

が重要な争点になります。

　例えば、

　・SNSに会社名や職場の写真を投稿した

　・顧客情報を私物のパソコンやクラウドサービスに保存した

　・無断で副業を始め、長時間労働によって本業に支障が生じた

　・生成AIに社内資料や顧客情報を入力してしまった

　・ハラスメントに当たる可能性のある言動を「指導のつもりだった」と主張した

　といったケースです。

　就業規則に「SNSの利用」「情報管理」「副業」「生成AIの利用」などについて具体的なルールがないと、従業員から

　「禁止されているとは知らなかった」「どこまでが問題なのか分からなかった」

と主張される可能性があります。

　その結果、会社は「なぜその行為が問題なのか」「なぜ懲戒処分が必要だったのか」を一つひとつ説明しなければならず、紛争が長期化する原因にもなります。

　服務規律は、単に「してはいけないこと」を並べるものではありません。会社が従業員に何を求め、どのような行動を期待しているのかを明確に示すことで、不要な誤解や紛争を防ぐ役割があります。

 

第3位　休職・復職の基準が曖昧

　休職制度は、企業が最も神経を使う制度の一つです。

　ところが、

　・「医師の診断書を提出すること」

　・「会社が復職の可否を判断する」

　程度しか定められていない就業規則も少なくありません。

　しかし、紛争では、

　「どのような基準で復職を判断したのか」

　が厳しく問われます。

　例えば、

　・主治医や産業医等の意見をどのように考慮したのか

　・業務遂行能力をどのように判断したのか

　・必要な配慮を検討したのか

　といった点について説明を求められることがあります。

　復職判定の手続や判断基準が明確になっていないと、企業は多くの時間と労力を費やすことになります。

 

第2位　有期契約の更新・雇止めのルールが弱い

　有期雇用契約の雇止めは、現在でも多くの紛争が発生する分野です。

　就業規則には、

　・「契約を更新する場合がある」

　・「勤務成績等を総合的に判断する」

　とだけ書かれているケースも珍しくありません。

　しかし、実際の紛争では、

　「どのような基準で更新を判断したのか」

　という説明が求められます。

　更新の判断要素や運用が曖昧なままだと、会社は過去の評価資料や勤務状況など大量の資料を提出し、判断の合理性を説明し続けることになります。

 

第1位　解雇に至るまでの手続が整理されていない

　企業を最も疲弊させるのが、解雇を巡る紛争です。

　就業規則には、

　「やむを得ない事由がある場合は解雇する」

　とだけ規定されている会社も少なくありません。

　しかし、実際に問われるのは、その結論に至るまでのプロセスです。

　例えば、

　・十分な指導や注意を行ったか

　・改善の機会を与えたか

　・配置転換など他の選択肢を検討したか

　・本人から事情を聴く機会を設けたか

　など、会社がどのような対応を積み重ねてきたのかが重要になります。

　就業規則の中で、こうした考え方や手続が整理されていないと、会社は一つひとつ説明しなければならず、紛争が長期化する原因にもなります。

 

●まとめ

・就業規則は「争点を減らす設計図」

　就業規則は、会社を一方的に有利にするためのものではありません。

　労使双方にとってルールを明確にし、労働審判や裁判になった場合でも、不要な争点を増やさないための「設計図」です。

　曖昧な規定は、会社に余計な説明責任を生じさせ、結果として時間的・精神的・経済的な負担を大きくしてしまいます。

　だからこそ、就業規則は一度作れば終わりではなく、法改正や裁判例、そして会社の実態に合わせて継続的に見直していくことが重要なのです。

 

・就業規則は定期的な見直しが大切です

　就業規則は、一度作成したら終わりではありません。

　法改正や裁判例の積み重ね、そして会社の成長や働き方の変化に合わせて、内容を見直していくことが大切です。

　「何年も見直していない」「今の運用と就業規則の内容が一致しているか分からない」

　そのような場合は、一度確認してみることをおすすめします。

　私も日頃、就業規則の点検や見直しのお手伝いをしていますが、実際に確認してみると、思わぬ改善点が見つかることも少なくありません。

　就業規則は、会社を縛るためのものではなく、会社と従業員双方にとって安心して働ける職場環境をつくるためのルールです。

　将来の労働トラブルを未然に防ぐためにも、この機会に一度、自社の就業規則を見直してみてはいかがでしょうか。

 

　労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、労働者に対して一定の労働条件を書面等で明示しなければならない重要な書類です。

　しかし実務では、法令で定められた明示事項が不足していたり、古い様式をそのまま使用していたりするケースが少なくありません。

　また、近年は法改正により明示事項が追加されており、従来の様式では対応できないケースも増えています。

　今回は、労働条件通知書で特によく見られるミスを整理します。

 

 

① 法定の絶対的明示事項が不足している

　最も多いのが、労働基準法施行規則第5条で定められた絶対的明示事項の記載漏れです。

　例えば、

　・就業場所・従事すべき業務

　・始業・終業時刻、休憩、休日、休暇

　・賃金の決定・計算・支払方法

　・契約期間（有期契約の場合）

　・期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準

　・退職に関する事項

　などです。

　実務では、

　・「勤務地：本社」

　・「業務：会社の定める業務」

　・「シフトによる」

　といった抽象的な記載だけになっているケースも見受けられます。

　これらの事項は法律上、書面等による明示が必要とされており、記載漏れや内容が不十分な場合には、労働基準法上の明示義務に違反する可能性があります。

 

② 法改正による追加明示事項への対応漏れ

　近年は法改正により、従来よりも明示すべき事項が増えています。

　例えば、

　・就業場所・業務の変更の範囲

　・有期契約労働者の更新上限

　・無期転換申込機会

　・無期転換後の労働条件

　などです。

　また、短時間・有期雇用労働者については、

　・昇給の有無

　・賞与の有無

　・退職金の有無

　・相談窓口

　の明示も必要です。

　実務では、

　・昇給等の「有無」が書かれていない

　・無期転換制度の説明がない

　・「変更の範囲」が未記載

　といったケースが多く見られます。

　特に令和6年4月施行の改正に対応できていない企業は少なくありません。

 

③ 就業規則との内容が一致していない

　労働条件通知書と就業規則の内容が食い違っているケースもよくあります。

　例えば、

　・通知書では「賞与なし」、就業規則では「支給することがある」

　・通知書と就業規則で休日数が異なる

　・契約更新基準の内容が異なる

　労働条件通知書は個々の労働契約の内容を示す重要な書類です。

　就業規則との不整合は、労使トラブルの原因となるため注意が必要です。

 

④ シフト制・変形労働時間制で記載が不足している

　シフト制では、

　・「シフトによる」としか書かれていない

　・始業・終業時刻の範囲が不明

　・所定労働時間が明示されていない

　といったケースが多く見られます。

　また、変形労働時間制を採用しているにもかかわらず、その内容が十分に示されていないこともあります。

　労働時間は労働条件の中でも特に重要な事項であり、できるだけ具体的に記載することが求められます。

 

⑤ 有期契約の更新基準が曖昧　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　有期契約では、契約更新の有無だけでなく、更新判断の基準も明示する必要があります。

　例えば、

　・「会社が必要と認めた場合」

　・「勤務態度による」

　だけでは、判断基準として抽象的に過ぎる場合があります。

　更新の判断要素をできるだけ具体的に示しておくことで、後々のトラブル防止につながります。

 

⑥ 副業・兼業に関するルールが不明確

　近年は副業・兼業を希望する労働者が増えています。

　副業・兼業について労働条件通知書への記載義務はありませんが、

　・副業を認めるか

　・事前届出や許可制とするか

　・禁止・制限する場合のルール

　などを就業規則等で明確に定めておくことが望まれます。

　ルールが曖昧なままでは、後々のトラブルにつながることがあります。

 

⑦ 試用期間の条件が不明確

　試用期間についても、

　・試用期間の長さ

　・試用期間中の賃金・勤務条件

　・本採用後との違い

　などが分かりにくいケースがあります。

　試用期間は、労働者にとって重要な労働条件の一つです。

　後のトラブルを防ぐためにも、適用される条件をできるだけ分かりやすく示しておくことが望まれます。

 

まとめ　労働条件通知書は「ひな形」ではなく「契約書」の一部

　労働条件通知書は、単なる手続書類ではありません。

　労働契約の内容を明確にし、労使双方の認識のズレを防ぐための重要な書類です。

　特に近年は、

　・就業場所・業務の変更の範囲

　・無期転換ルール

　・更新上限

　・パート・有期雇用労働者への追加明示事項

　など、記載すべき事項が増えています。

「以前から使っている様式だから大丈夫」と考えている企業ほど、法改正への対応漏れが見つかることがあります。

　この機会に、自社の労働条件通知書を一度見直してみてはいかがでしょうか。

 

　労働条件通知書の記載漏れは、労働基準監督署の是正指導や労使トラブルにつながることがあります。法改正への対応状況に不安がある場合は、一度専門家によるチェックを受けることをおすすめします。